Emails täglich organisieren

Letzte Woche ging es darum wie du deine Emails so organisieren kannst, dass du mehr Zeit für wichtige Dinge hast. Heute knüpfen wir an diesen Artikel an und optimieren deinen Workflow so, dass du auch dauerhaft mehr Zeit hast und vieles „wie von selbst“ funktioniert.

Hast du deine Emails schon aufgeräumt und organisiert? Falls nicht, kannst du hier den ersten zum Thema Artikel noch einmal lesen. Es sind nur drei einfache Schritte und ich verspreche dir, das hilft schon ungemein. Jetzt geht es darum die Ordnung zu halten und deinen täglich Umgang mit Emails zu optimieren, damit du mehr Zeit hast.

Wie oft fragst du deine Emails ab?

Ich bin ehrlich, ich tue das zu oft. Jede Pushnachricht interessiert mich brennend. Natürlich hängt das auch damit zusammen, dass ich jedem Mentee gerne so schnell wie möglich helfen möchte und sehen will wie meine neuen Onlineprodukte anlaufen, aber mal ehrlich, ein oder zwei Mal am Tag gucken würden doch reichen, oder? Selbst wenn das bei dir beruflich nicht geht, ist es doch eine Überlegung wert, ob wir wirklich IMMER erreichbar sein müssen. Ein Tipp, der aus dem Buch „Die vier Stunden Woche“ (Werbung) stammt besagt, dass du auch einen automatischen Responder / Abwesenheitsnotiz einrichten könntest.

„Lieber Emailschreibender, danke für die Mail. Damit ich produktiv und konzentriert Arbeiten kann, checke ich zweimal täglich meine Emails (8 Uhr und 18 Uhr). Ich melde mich zurück, sobald ich deine Email gelesen habe. In ganz dringenden Fällen, ruf mich bitte an (Tel.:XYZ).“

Etwas radikal? Ja, für mich auch, aber der Sinn dahinter ist total richtig. Alleine wenn es dich zum Nachdenken bringt, wie oft du deine Emails anguckst, hat dieser Text schon etwas gebracht. Emails organisieren bedeutet auch mal etwas radikal anders zu machen.

Wie viele Newsletter bekommst du so?

Augendreher? Und wie viele liest du? Meinen doch hoffentlich :), der kommt auch nur alle zwei Wochen… aber wie oft verschiebst du Newsletter wirklich direkt in den Müll! Ganz ehrlich, MELD DICH DOCH AB! Wenn du dein Postfach einmal entmüllt und aufgeräumt hast, halte 1-2 Wochen durch und meld dich direkt von jedem Newsletter ab, den du eigentlich eh nur löscht. Das entspannt dich, und dein Eingangspostfach extrem und spart dir so auch noch Zeit, weil du gar nicht erst von unnötigen Mails gestört wirst.

Automatisch Emails verschieben – Emails organisieren mal anders

Ein Produktivitätshack findet sich in diversen Büchern und Selbstmanagementartikeln: Die automatischen Regeln / intelligenten Postfächer. Hier kannst du deinem Postfach sagen, dass wenn eine Email einen bestimmten Betreff (oder Absender) enthält, dann soll diese Email direkt in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Für dein System bedeutet das, dass du dann immer nur in diese Ordner guckst, wenn du sie auch brauchst.

Mein System ist hier etwas anders, ich lese lieber „gleich“ und lasse nur die noch offenen Emails im Posteingang…, aber auch dieses System funktioniert! Vielleicht probierst du es mal für bestimmte Themen aus. So welche die dich nur am Wochenende interessieren, wie bestimmte Projekte oder Hobbies zu denen dir unter der Woche eh die Zeit fehlt. Auf diese Weise kannst du gezielt den Ordner anklicken und sparst unter der Woche trotzdem Zeit.

Und was ist mit Standardemails?

Welche Tätigkeiten machst du wiederkehrend? Gibt es da was? Bei solchen Dingen lohnt es sich immer zu gucken, ob du dir nicht etwas Zeit sparen kannst. Nehmen wir an, du schreibst für deinen Verein einen Newsletter, oder verschickst via Email deine Geburtstagswünsche,… Egal für welche wiederkehrende Tätigkeit, erstelle dir eine Vorlage! Ob du das direkt in deinem Mailprogramm machen kannst, oder du es einfach in Word oder Pages abspeicherst. Hauptsache du musst nicht jedes Mal wieder über die Formulierungen nachdenken. Nächstes Mal, wenn das To-Do wieder dran ist, greifst du einfach auf die Vorlage zu und rucki zucki, ist die Mail fertig! Ganz einfach und schnell gemacht!

Emails sind eine tolle Sache. Schnell geschrieben und abgeschickt, doch sie sollten nicht deinen Alltag bestimmten. Erstelle dir dein persönliches System, was dir hilft deine Emails zu organisieren und du wirst sehen, du hast viel mehr Zeit für deine eigentlichen Träume und Ziele! Welches Träumerprofil hast du eigentlich? Hier geht es zu meinem kostenlosen Test.

Bist du bereit?

Sina

Deine Traumverwirklicherin