Emails organisieren

|Werbung wegen Markennennung|

„Sie haben 2348 ungelesene Emails“, stellen sich bei dir gerade die Nackenhaare auf? Gehörst du auch zu den Personen, die sich daran stören, dass an den Apps kleine rote Punkte mit weißen Zahlen sind (=ungelesene Nachrichten). Und steckst du auch zwischen „jede Email sofort lesen“ und „eigentlich will ich nicht gestört werden“? Heute geht es darum, wie du deine Emails gut ordnen kannst und so mehr Zeit für das hast, was wirklich wichtig ist.

Mittlerweile kennst du ja schon so einige Macken von mir. Heute kommt eine Neue hinzu:

Das leere Emailpostfach.

Ich mag es nicht, wenn ich meine Emails nicht organisiert habe. Auf der Arbeit habe ich schon ewig lange ein sehr gut funktionierendes System, mit dem ich es schaffe, dass mein Maileingang quasi leer ist (wie ich das mache, dazu unten mehr), aber privat und in der Selbstständigkeit? Oha… da war hinsichtlich Emails nichts organisiert. Ein Zustand den ich gestern nicht mehr ausgehalten habe. Es musste etwas getan werden. 

Erster Tipp: Wenn du so einen Anfall hast und es dich plötzlich unsagbar nervt: Nutze das Momentum. Nutze diese „Genervtheit“ und wandle sie in Aktionismus. Jetzt sind die Emotionen da die du benötigst, um das Thema anzugehen. Vertagst du es, ist es vielleicht „gar nicht mehr so schlimm“. Du kennst das Phänomen wohl…

Ich muss derzeit mit zwei Emailprogramme arbeiten: Outlook und Apple „Mail“. Mein System funktioniert in beiden Systemen und ist wirklich nicht kompliziert. Damit dieser Artikel nicht zu lang wird, gehe ich heute darauf ein wie du deine Mailorganisation anlegen kannst. Im nächsten Artikel schauen wir dann auf die passende Optimierung.

Ich gehe wie folgt vor

Grundregeln:

• In meinem Maileingang sind nur Emails die noch zu bearbeiten sind
• Alle erledigten Emails haben entsprechende Ober-Ordner (wichtig: OBERordner, nicht jedes Thema braucht einen Ordner – verzettle dich nicht)
• Mein Papierkorb wird rege genutzt

Set up um deine Emails ab jetzt zu organisieren:

1. Welche regelmäßigen Themen hast du?

Sagen wir, du bekommst öfter Rechnungen (will ja keiner, aber irgendwie kommen wir nicht drum rum). Am Anfang des Jahres, wenn du deine Steuererklärung machst, oder wenn du das gekaufte Teil doch umtauschen willst geht das Gesuche los: „Wo ist denn diese dämliche Rechnung…?!“. Das ist ein Indikator dafür, dass du einen Ordner „Rechnungen“ haben solltest. Vielleicht hilft dir auch diese kleine Inspirationsliste: Familie (oder einzelne Namen), Vereinsarbeit, Ideen, Termine, Projekt XY, Finanzen,… Leg dir zu allen Themen, zu denen du regelmäßig Emails bekommst, und die du aufheben musst/willst Ordner an. Achte darauf nicht zu kleinteilig zu werden, sonst suchst du später statt der Emails die Ordner und hast doch keine Zeit gespart!

2. Emails suchen

Du hast deine Ordner angelegt? Ok, dann kommt jetzt Schritt zwei um deine Emails zu organisieren. Bleiben wir bei dem Beispiel Rechnungen. Suche jetzt in deinem Mailprogramm nach „Rechnungen“. Die Wahrscheinlichkeit, dass du mit diesem Schlagwort direkt die richtigen Emails findest ist sehr hoch. Verschieb dann die angezeigten Emails in diesen Ordner. Suche nach weiteren Schlagwörtern um die anderen Ordner zu füllen.

3. Der Rest

Du hast jetzt einen Großteil wegsortiert. Doch irgendwie hängt da immer noch ein (ziemlich großer) Rest. Ich persönlich habe gestern bei meinem „Rest“  noch einmal grob drüber geguckt, welche Emails ich noch nicht wegsortiert hatte. Manchmal habe ich mir noch einen Ordner erstellt, weil ich gemerkt habe, dass es ein größeres Thema ist, wo viele Emails dazu gehören. Doch viele Dinge waren für mich eher „egal“, aber wegschmeißen wollt ich sie auch nicht. Meine Lösung: „Z_alter_Kram_DATUM“. In diesen Ordner habe ich den gesamten Rest verschoben. Wenn ich jetzt nochmal etwas Altes suche, weiss ich ja wo es ist. Der Name ist so gewählt, das er sich ganz unten befindet (Z) und das Datum gibt mir einen Indikator bis zu welchem Datum Emails darin sein könnten).

Set up – abgeschlossen

Ab jetzt sortierst du die Emails direkt wenn sie reinkommen. Entweder du musst noch was tun, dann bleiben sie im Maileingang oder sie sind nach dem lesen erledigt, dann kommen sie in einen Ordner oder eben direkt in den Müll. Diese Aufgabe kannst du beispielsweise einmal am Tag machen. Morgens oder Abends.

Soviel erstmal zum Set up, um deine Emails zu organisieren. Im nächsten Artikel geht es um die Optimierung, damit du noch mehr Freizeit hast, und du dich mit deinen Träumen beschäftigen kannst. 

Wie sieht es damit eigentlich aus? Wo stehst du aktuell mit deinem Traum? Hier kannst du einen kostenlosen Test durchführen (5 Fragen) und rausfinden, was deine nächsten Schritte sein sollten, damit du an dein Ziel kommst.

JETZT, nicht später!

Sina

Deine Traumverwirklicherin